Comment aménager une salle de réunion pour votre entreprise ?

Dans toute entreprise grande ou petite, les employés sont toujours amenés à se réunir. En fonction des différentes activités qui y sont menées, le nombre de réunions est plus ou moins élevé et leurs durées variables. 

De ce fait, il est nécessaire d’aménager des espaces efficaces pour ces événements importants. 

Mais quel est l’objectif d’une salle de réunion ? Quelle est la configuration d’une salle de réunion efficace ? Quel mobilier faut-il utiliser ? Quels sont les équipements à installer dans une salle de réunion ? 

Les réponses ci-dessous. 

Quel est l’objectif d’une salle de réunion ?

Dans une entreprise, une salle de réunion permet aux collaborateurs de se réunir. C’est un lieu dédié à la concentration et à l’échange. Dans cet espace, l’on peut aussi recevoir des clients, des partenaires, des fournisseurs, etc. 

La salle de réunion permet également d’organiser des conférences, des ateliers de formation ou des séances destinées au recrutement du personnel.

De ce fait, un espace de réunion efficace doit remplir toutes les conditions optimales, aussi bien en termes de confort que de productivité. 

Pour aménager une salle de réunion efficace pour votre entreprise, il vous est vivement recommandé de vous rapprocher d’un expert en la matière. 

Ce dernier est le mieux indiqué pour vous faire bénéficier de son savoir-faire et de son expérience afin de vous apporter tout le confort nécessaire à chacune de vos réunions. 

Ainsi, que vous soyez une collectivité, une mairie ou une entreprise, n’hésitez pas à contacter un spécialiste d’équipements pour salle de réunion. 

Quelle est la configuration d’une salle de réunion efficace ?

Avant d’aménager une salle de réunion efficace, il est important de prendre en compte un certain nombre d’informations comme :

• La superficie de la salle disponible ;
• Le nombre minimal de participants ;
• Les diverses activités des collaborateurs ;
• La nature des divers échanges ;

De manière générale, une salle de réunion est un lieu isolé du reste des bureaux d’une société. De ce fait, elle doit être un espace suffisamment calme pour permettre la concentration et l’écoute des participants. Sa capacité d’accueil dépend donc étroitement de sa surface disponible. 

Le plus souvent, il est recommandé de prévoir un écart de 60 cm par personne assise. En revanche, si cet événement requiert une prise de note, un travail sur ordinateur ou une consultation de documents, il est préférable de prévoir un écart compris entre 70 et 80 cm par participant. 

Quant à la distance entre la table de réunion et les murs droits, elle doit favoriser la libre circulation des personnes. Elle doit donc tourner autour de 80 cm pour plus de mobilité. 

Quel mobilier faut-il utiliser pour une salle de réunion efficace ?

Pour aménager une salle de réunion pour votre société, vous devez bien choisir le mobilier. Ce dernier doit être adéquat et le plus confortable possible. Ces meubles doivent prendre en compte toutes vos attentes tout en respectant les normes liées à la configuration d’une salle de réunion.

De manière plus générale, une salle de réunion efficace nécessite les mobiliers suivants :

• Une table de réunion ;
• Des chaises ;
• Des meubles de rangement.

Une table de réunion 

La table de réunion est l’élément central de cet espace dédié. Elle est carrée, rectangulaire, ronde ou ovale et possède des dimensions variables. Ce meuble est capable d’accueillir entre 4 et 14 personnes assises, voire plus. 

En outre, il existe différents modèles de tables modulaires qui peuvent être agencés en fonction de certains besoins : on peut avoir des tables en U, en L ou en « salle de classe ». 

Pour optimiser l’espace de la salle de réunion, il est tout à fait possible d’utiliser des tables empilables ou pliantes. 

Par ailleurs, une table de réunion peut être munie de trappes d’accès pour faciliter l’utilisation de prises électriques ou RJ45. Avec ce type de meuble, chaque collaborateur a la possibilité de charger son téléphone ou de connecter son ordinateur au Web.

Des chaises 

Pour des réunions dont la durée est supérieure à une heure, il est préférable de choisir des sièges assez confortables. En fonction de l’espace dont vous disposez, vous pouvez installer des chaises avec accoudoirs. 

Quand il s’agit d’une salle destinée aux clients, mieux vaut sélectionner un mobilier design et élégant pour renforcer l’image de votre entreprise. 

Des meubles de rangement 

Pour aménager une salle de réunion efficace pour votre entreprise, vous devez prévoir des rangements dans lesquels sont stockés tous les équipements informatiques. Les dessertes informatiques, les étagères et les armoires vous seront très utiles pour organiser plus efficacement votre espace. 

Quels sont les équipements à installer dans une salle de réunion efficace ? 

Une salle de réunion doit également être composée de divers accessoires et équipements :

• Un tableau magnétique, un paper board, un tableau blanc, etc. Tous ces accessoires et équipements ont pour objectif de permettre la matérialisation des échanges entre collaborateurs ;
• Un grand écran connecté, une télévision, un écran de projection, etc. Ces différentes machines ont pour rôle de diffuser plus largement et facilement tous les supports de communication et de travail ;
• Des rideaux occultants pour, par exemple, veiller sur la confidentialité des échanges et rendre plus aisée la projection. 
• La connexion à Internet, le chauffage et la climatisation : ce sont des éléments essentiels qu’il convient de prendre en compte dans l’aménagement d’une salle de réunion efficace.
• La webcam avec un microphone intégré : c’est un équipement très sophistiqué que vous devez absolument posséder. De fait, il vous permet d’effectuer plus aisément des réunions à distance avec d’autres sociétés partenaires ou d’éventuels collaborateurs éloignés de vous. 
• L’éclairage : c’est un point important que l’on ne doit pas négliger dans l’aménagement d’une salle de réunion. Il doit être conçu pour offrir une excellente visibilité aux vidéoprojections et permettre aux participants de prendre des notes.